We mogen weer terug naar kantoor. Heel fijn, maar het is ook een onderwerp waar veel bedrijven én werknemers mee worstelen. In deze blog vertelt Barbara Tan, onze managing partner en verantwoordelijk voor HR en finance, hoe wij dat aanpakken. Hoe is het om weer vaker en met meer mensen op kantoor te werken? Hoe voelen onze collega’s zich daarbij? Waar lopen we tegen aan? Welke keuzes moeten er worden gemaakt? En natuurlijk: hoe zorgen we dat we toekomstbestendig zijn?
Klaar voor de toekomst
Eindelijk mogen we weer naar onze vertrouwde locatie aan het IJ. Daar zijn we natuurlijk heel blij mee, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. In het begin van de coronapandemie moesten we allemaal wennen aan het thuiswerken. Het is ondertussen meer dan een jaar later en we zien nu ook de voordelen van thuiswerken. Fulltime naar kantoor, daar zal het niet meer van komen. Maar de combinatie van thuiswerken en op kantoor werken is nieuw voor ons en dat willen we zo goed mogelijk inrichten. Daarom houd ik mij als HR-manager bezig met het de vraag: hoe gaan we dit zo goed mogelijk inrichten zodat we klaar zijn voor de toekomst? Hierbij kijk ik naar een aantal zaken. Allereerst, het welzijn van ons team. Het is belangrijk goed in kaart te hebben wat onze collega’s nodig hebben. Daarnaast is het goed om stil te staan bij de cultuur van ons bedrijf. Hoe kunnen we die in een hybride werkvorm zo goed mogelijk vasthouden? Als de coronacrisis ons één ding heeft geleerd, is het dat alles zomaar kan veranderen, iedereen andere behoeftes heeft en dat er meer mogelijk is dan gedacht. Verder heeft thuiswerken invloed op het managen en aansturen binnen de organisatie. Dit vraagt meer van de managers.
Toegevoegde waarde van kantoor
Om tot een goede aanpak te komen moeten we eerst weer een tijdje gebruik maken van ons kantoor. Sommige collega’s kunnen niet wachten en komen het liefst meteen weer vijf dagen in de week. Anderen zijn een stuk terughoudender, dan is het zaak in gesprek te gaan. Alleen op die manier kunnen we achterhalen waarom dat zo is. Regelmatig hoor ik van mijn collega’s dat ze thuis productiever zijn. Toch vragen we hen om af en toe een dagje naar kantoor te komen. Als ze dat doen, komen ze er vaak achter dat ze het toch eigenlijk wel erg gemist hebben en ervaren ze weer even de toegevoegde waarde van kantoor. Productiviteit is natuurlijk prachtig, maar niet zaligmakend. Werkplezier is minstens zo belangrijk en sociaal contact met je collega’s draagt daaraan bij. Ik denk dat je bij de keuze voor je werklocatie goed moet kijken naar de aard van het werk. Wil je geconcentreerd aan een rapport werken, dan is thuis misschien wel de uitgelezen plek. Voor andere taken zoals het geven of volgen van een training of spontane ontmoetingen met collega’s is kantoor weer meer geschikt. Dat verschilt per taak, per functie en per persoon. Om toekomstbestendig te zijn, moeten we tot een goede balans komen tussen het functionele – thuiswerken – en het sociale – samenwerken op kantoor. Zo wordt thuis een soort verlengstuk van het kantoor, maar raken we elkaar toch niet uit het oog.
Brengen en halen
Voor iedereen geldt dat ze op kantoor iets komen halen en brengen. Dat is altijd al zo, maar vooral nu we veel nieuwe mensen hebben aangenomen. Zij worden in het begin opgeleid door middel van onze eigen Rocky Academies. Naast deze Academies is training on the job is heel belangrijk. Het zien en horen van wat er om je heen gebeurt, draagt daar enorm aan bij. Dan moeten er wel mensen zijn waarvan ze iets kúnnen leren. Het beste is dat dit steeds andere collega’s zijn want de dynamiek van verschillende groepssamenstellingen is daarin ook heel belangrijk. Dit is allemaal onderdeel van het onboarding-proces. We steken heel veel tijd in het werven van nieuwe collega’s, dan is het ook zaak dat we ze een fijne start geven. Daarnaast is het sowieso belangrijk dat teamleden elkaar regelmatig op de werkvloer zien. Door mensen te zien en mee te maken, hou je veel meer feeling met hoe het met ze gaat. Dat is online toch stukken lastiger.
Verbinding
De komende maanden gebruiken we vooral om input te verzamelen. Pas als we een goed beeld hebben van de wensen en behoeften, beslissen we hoe we ons kantoor gaan herinrichten. We denken dat er plek moet zijn om geconcentreerd te werken of rustig te videobellen, maar ook ruimte voor die broodnodige groepsdynamiek. Elke dag met het hele team op kantoor, dat zie ik niet snel weer gebeuren. Maar het is belangrijk elkaar zo nu en dan te zien in groepsverband. Zo hebben we elke drie maanden een kwartaalsessie waarin we terug- en vooruitblikken. Als we dan toch samen zijn, maken we meteen van die gelegenheid gebruik om iets leuks te doen. Zo vierden we tijdens de laatste kwartaalsessie het – uitgestelde – 10-jarig jubileum van collega Dorien. Feestjes vieren doe je toch het beste met elkaar. Ook dat draagt bij aan dat belangrijke gevoel van verbinding. Want dat gevoel van verbinding is heel belangrijk voor ons. Werkplezier is niet voor niets een van onze bedrijfsdoelstellingen.
