Het einde van het jaar is traditioneel een drukke periode voor veel werknemers. Projecten moeten afgerond worden, plannen worden gemaakt voor volgend jaar en dan moet er ook nog tijd gevonden worden voor het afronden van de financiële administratie en het indienen van declaraties.

Uit een internationaal onderzoek, dat we in augustus uitvoerden voor Unit4, blijkt dat Nederlandse werknemers jaarlijks voor een bedrag van een half miljard euro aan declaraties niet indienen. Een belangrijke oorzaak hiervan zijn de ingewikkelde en soms frustrerende declaratieprocessen die werkgevers hanteren.

In het onderzoek dat uitgevoerd werd in negen landen, gaf 36 procent van de Nederlandse werknemers aan onkosten niet altijd te declareren. In andere Europese landen als België (20%), Duitsland (12%), Frankrijk (11%) en Spanje (7%) ligt dit percentage een stuk lager.

Werknemers noemen verschillende redenen waarom ze hun declaraties niet altijd indienen:

• Het gaat om een laag bedrag
• Ze zijn vergeten bonnetjes te vragen
• Ze zijn het bonnetje kwijtgeraakt
• Ze vergeten te declareren
• Ze vinden het declaratieproces te frustrerend en tijdrovend

Ongeveer een kwart van de Nederlandse werknemers geeft aan dat men meer dan een maand moet wachten voordat declaraties betaald worden. In Nederland is dan ook 31 procent van de werknemers ontevreden over het declaratieproces van hun werkgever.

In sommige landen zorgt het wachten op het uitbetalen van declaraties ervoor dat werknemers een tekort aan geld ervaren. Dit geldt voor 37 procent van de Amerikanen, 24 procent van de Fransen, 23 procent van de Spanjaarden en de Engelsen en 20 procent van de Canadezen. In de Verenigde Staten heeft twee op de vijf werknemers zelfs het gevoel dat hun werkgever een financieel slaatje slaat uit het declaratieproces. Ook in Spanje (29 procent), Zweden (26 procent), Verenigd Koninkrijk (25 procent), Frankrijk (23 procent), Canada (21 procent) en België (20 procent) heeft een deel van de werknemers dit gevoel. Van de ondervraagden die dit zo ervaren, vindt 35 procent dat dit een negatieve invloed heeft op hun gevoel over het bedrijf waarvoor ze werken.

De resultaten van het onderzoek zijn samengevat in een overzichtelijke infographic.