Nog steeds sturen organisaties jaarlijks behoorlijk wat brieven naar hun klanten. Brieven met een belangrijke boodschap. Brieven met impact. Brieven die tot actie van de lezer moeten leiden. Helaas worden die brieven vaak niet helemaal begrepen. Met deze zes tips, gebaseerd op onze jarenlange ervaring met het testen van brieven onder gebruikers, leg je de basis voor een brief waarvan de boodschap wel overkomt.
Wij voeren al jaren begrijpelijkheidstesten uit voor verschillende organisaties. Daarover schreef ik al in een eerdere blog. Uit al deze begrijpelijkheidstesten heb ik de belangrijkste learnings voor beter leesbare brieven op een rij gezet.
#1 – Leg het ‘waarom’ van de boodschap uit
Start vroeg in je brief met de belangrijkste boodschap en leg daarbij goed de achtergrond uit. Door uit te leggen waarom een verandering nodig is of waarom de ontvanger actie moet ondernemen, creëer je meer context en dat zorgt voor meer acceptatie.
#2 – Wees zo expliciet mogelijk
Onduidelijkheid in brieven kan grote gevolgen hebben, zoals een storm aan telefoontjes naar je callcenter of een lage conversie. Zorg dus dat je brief geen vragen oproept. Benoem heel expliciet alles wat van belang is. Beschrijf wat een product inhoudt of wat een wijziging concreet betekent. Laat geen ruimte voor interpretatie en doe geen aannames dat de lezer ‘het wel weet’. Zolang bijvoorbeeld de gevolgen van een wijziging niet expliciet genoemd worden, weet de lezer het niet zeker.
#3 – Sluit aan bij het kennisniveau en de belevingswereld van de lezer
Dit klinkt als een open deur, maar blijkt vaak een essentiële stap voor het schrijven van een begrijpelijke brief. Realiseer je dat het kennisniveau van de lezer over een voor jou heel bekend onderwerp varieert, van laag tot hoog. Jouw boodschap moet bij iedereen binnenkomen. Leg daarom uit wat termen inhouden. Gebruik hierbij zo min mogelijk jargon. Voor jou eenvoudige termen kunnen voor de lezer nog best lastig zijn. En wees ook consequent in het gebruik van begrippen. Creativiteit kun je hierbij beter achterwege laten. Het gebruik van verschillende termen voor eenzelfde begrip leidt tot verwarring.
#4 – Bied een heldere, herkenbare structuur
Het gebruik van een heldere structuur in een tekst verhoogt de leesbaarheid en scanbaarheid. Hou daar rekening mee in je tekstopbouw en opmaak. Maak bijvoorbeeld gebruik van korte en overzichtelijke tekstblokken met duidelijke tussenkoppen en zet de belangrijkste boodschap van elke alinea in de kop. En maak een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Ook het gebruik van iconen en kleuren kan de lezer helpen om snel en makkelijk de belangrijkste informatie uit de brief te halen.
#5 – Schrijf teksten op B1-taalniveau
Om ervoor te zorgen dat alle lezers je brief makkelijk kunnen lezen, kan je het beste uitgaan van B1-taalniveau. Dit staat voor eenvoudig Nederlands dat door een overgrote meerderheid van de Nederlandse bevolking wordt begrepen. Het is echter niet alleen voor mensen met een lager opleidingsniveau. Ook hoger opgeleiden en professionals lezen meestal liever teksten op taalniveau B1. Dit leest namelijk gemakkelijker en sneller. Gebruik hiervoor makkelijke woorden en korte, actieve zinnen. Voorkom struikelzinnen waarin ‘mitsen’ of voorbehouden worden gemaakt en vermijd dubbele ontkenningen.
#6 – Visualiseer
Niet iedereen houdt van het lezen van teksten. Sommige mensen hebben zelfs moeite met het lezen van teksten. Maak daarom waar mogelijk ook gebruik van afbeeldingen zoals een keuzediagram, tabel of schema. Zeker bij een complexe boodschap kan een schema of afbeelding flink helpen om het begrip te vergroten. Licht dan ook toe wat men in de afbeelding ziet en hoe men deze moet lezen. En denk ook eens aan een heel andere vorm om de boodschap over te brengen, bijvoorbeeld een infographic of een korte, duidelijke video.
Kom uit je bubbel!
Naast het toepassen van deze tips, blijft het zinvol om de begrijpelijkheid van je brief onder de doelgroep te toetsen. Op die manier weet je zeker dat je niet verblind wordt door beroepsdeformatie en kom je uit je eigen kring. Alleen dan boek je optimaal resultaat.
Meer weten?
Voorkom onbegrijpelijke brieven met alle gevolgen van dien en zet begrijpelijkheidsonderzoek in! Zo laat je zien dat je je klanten écht centraal stelt en communicatie serieus neemt. Wil je daar eens verder over praten? Neem gerust contact met ons op. Koffie en thee staan altijd voor je klaar.
